Fishbone Diagram vs. 5 Whys: Mana yang Lebih Efektif untuk Menemukan Akar Masalah?

Dalam dunia kerja, masalah adalah sesuatu yang hampir tidak bisa dihindari. Produk bisa mengalami cacat, pelanggan menyampaikan keluhan, pekerjaan terlambat, target tidak tercapai, atau sebuah proses berjalan tidak sesuai standar. Yang menjadi persoalan bukan sekadar bagaimana menyelesaikan masalah tersebut, tetapi bagaimana memastikan masalah yang sama tidak terus berulang.

Di sinilah pentingnya root cause analysis atau analisis akar masalah. Dua metode yang cukup populer untuk melakukan analisis tersebut adalah Fishbone Diagram (Ishikawa) dan 5 Whys. Kecakapan dalam menyelesaikan masalah ini salah satu keterampilan penting untuk dimiliki oleh seorang leader, dari sekian keterampilan manajemen leadership.

Keduanya sama-sama bertujuan menemukan penyebab utama dari sebuah masalah. Namun, cara menggunakannya berbeda. Fishbone Diagram lebih cocok ketika kita menghadapi masalah yang memiliki banyak kemungkinan penyebab, sedangkan 5 Whys lebih sederhana dan digunakan untuk menggali satu rantai penyebab secara lebih mendalam.

Lantas, mana yang lebih efektif?

Jawabannya bukan selalu memilih salah satu. Dalam banyak situasi, Fishbone Diagram dan 5 Whys justru akan memberikan hasil yang lebih baik jika digunakan secara bersama-sama.

Apa Itu Fishbone Diagram?

Fishbone Diagram dikenal juga sebagai Ishikawa Diagram atau Cause and Effect Diagram. Bentuknya menyerupai tulang ikan sehingga disebut Fishbone.

Metode ini digunakan untuk mengidentifikasi berbagai kemungkinan penyebab dari suatu masalah. Masalah utama biasanya ditempatkan di bagian "kepala ikan", sedangkan berbagai faktor penyebab ditempatkan pada cabang-cabangnya.

Tujuan utama Fishbone Diagram adalah menjawab pertanyaan:

"Apa saja kemungkinan penyebab masalah ini?"

Metode ini sangat berguna ketika sebuah masalah cukup kompleks dan belum diketahui dengan jelas dari mana sumbernya.

Misalnya, sebuah perusahaan menghadapi masalah tingginya keluhan pelanggan.

Daripada langsung menyimpulkan bahwa karyawan kurang kompeten, tim dapat melakukan brainstorming menggunakan Fishbone Diagram.

Beberapa kategori penyebab yang mungkin muncul antara lain:

• People: karyawan kurang mendapatkan pelatihan.
• Process: belum ada prosedur kerja yang jelas.
• Machine: peralatan sering mengalami downtime.
• Material: bahan baku tidak sesuai standar.
• Measurement: sistem pengukuran atau inspeksi tidak akurat.
• Environment: kondisi lingkungan kerja memengaruhi kualitas produk.

Dari sini terlihat bahwa satu masalah bisa memiliki banyak kemungkinan penyebab.

Kelebihan Fishbone Diagram

Fishbone Diagram memiliki beberapa keunggulan.

Pertama, metode ini membantu tim melihat masalah secara menyeluruh. Tim tidak terburu-buru mengambil kesimpulan berdasarkan satu penyebab saja.

Kedua, Fishbone sangat cocok digunakan dalam brainstorming. Berbagai pihak dari departemen yang berbeda dapat memberikan perspektif masing-masing.

Ketiga, metode ini membantu menghindari kebiasaan menyalahkan individu. Masalah tidak selalu disebabkan oleh seseorang. Bisa saja akar persoalannya berada pada sistem, prosedur, mesin, bahan, atau lingkungan kerja.

Fishbone juga sangat cocok digunakan untuk masalah yang kompleks dan melibatkan banyak departemen.

Apa Itu 5 Whys?

Berbeda dengan Fishbone, metode 5 Whys memiliki pendekatan yang lebih sederhana.

Prinsipnya adalah terus bertanya "Mengapa?" terhadap suatu masalah sampai kita menemukan penyebab yang lebih mendasar.

Bukan berarti harus selalu bertanya tepat lima kali. Angka lima lebih merupakan panduan. Dalam praktiknya, bisa saja akar masalah ditemukan setelah tiga pertanyaan, atau baru terlihat setelah enam pertanyaan.

Pertanyaan dasarnya:

"Mengapa masalah ini terjadi?"

Sebagai contoh, sebuah perusahaan menemukan bahwa pelanggan menerima produk yang cacat.

Masalah: Pelanggan menerima produk yang cacat.

Why 1: Mengapa produk cacat lolos ke pelanggan?
Karena pemeriksaan akhir tidak menemukan cacat tersebut.

Why 2: Mengapa pemeriksaan akhir tidak menemukan cacat?
Karena checklist inspeksi tidak dijalankan dengan benar.

Why 3: Mengapa checklist tidak dijalankan dengan benar?
Karena petugas inspeksi belum mendapatkan pelatihan yang memadai.

Why 4: Mengapa pelatihan belum memadai?
Karena program pelatihan belum diperbarui.

Why 5: Mengapa program pelatihan belum diperbarui?
Karena tidak ada pihak yang secara khusus bertanggung jawab terhadap pengelolaan pelatihan.

Dari rangkaian tersebut, masalah yang awalnya terlihat sebagai kesalahan inspeksi ternyata dapat mengarah pada persoalan yang lebih mendasar, yaitu tidak adanya ownership dalam pengelolaan pelatihan.

Inilah kekuatan 5 Whys. Metode ini membantu kita tidak berhenti pada gejala atau penyebab yang terlihat di permukaan.

Perbedaan Fishbone Diagram dan 5 Whys

Walaupun sama-sama digunakan untuk root cause analysis, kedua metode ini memiliki karakteristik berbeda.

Fishbone Diagram berusaha menemukan banyak kemungkinan penyebab. Pendekatannya lebih luas dan cocok untuk masalah yang kompleks.

Sementara itu, 5 Whys berusaha menggali satu rantai sebab-akibat secara lebih mendalam. Pendekatannya lebih fokus dan cocok untuk masalah yang relatif jelas atau sederhana.

Secara sederhana, kita bisa mengingatnya seperti ini:

Fishbone:
"Apa saja yang mungkin menyebabkan masalah ini?"

5 Whys:
"Mengapa penyebab ini bisa terjadi?"

Fishbone membantu kita memetakan, sedangkan 5 Whys membantu kita menggali.

Kapan Sebaiknya Menggunakan Fishbone Diagram?

Fishbone Diagram sebaiknya digunakan ketika masalah memiliki banyak kemungkinan penyebab.

Misalnya:

keluhan pelanggan meningkat;

kualitas produk menurun;

produktivitas karyawan rendah;

proyek sering terlambat;

biaya operasional meningkat;

banyak kesalahan dalam proses administrasi.

Fishbone juga sangat tepat ketika masalah melibatkan beberapa departemen sekaligus.

Misalnya, keterlambatan pengiriman bukan hanya disebabkan oleh bagian logistik. Bisa saja terdapat masalah pada bagian produksi, gudang, pembelian, administrasi, bahkan sistem informasi.

Dengan Fishbone, semua kemungkinan tersebut dapat dipetakan terlebih dahulu.

Kapan Sebaiknya Menggunakan 5 Whys?

5 Whys lebih cocok digunakan ketika penyebab masalah sudah relatif jelas dan kita ingin melakukan investigasi lebih mendalam.

Contohnya:

Mengapa laporan selalu terlambat?

Mengapa mesin sering berhenti?

Mengapa pelanggan menerima produk yang salah?

Mengapa dokumen tidak lengkap?

Mengapa prosedur tidak dijalankan?

Metode ini relatif mudah diterapkan karena tidak membutuhkan diagram yang kompleks.

Namun, ada satu hal penting: jawaban pada setiap "Why" harus berdasarkan fakta, bukan asumsi.

Jika seseorang menjawab, "Karena pegawainya malas," jangan langsung berhenti di sana. Pertanyaan berikutnya harus menggali lebih jauh.

Mengapa dianggap malas? Apakah targetnya jelas? Apakah beban kerja terlalu tinggi? Apakah sistem penghargaan berjalan? Apakah prosedurnya mudah dilakukan?

Dengan demikian, analisis tidak berubah menjadi sekadar mencari orang untuk disalahkan.

Mengapa Sebaiknya Digunakan Bersama?

Dalam praktik manajemen, Fishbone Diagram dan 5 Whys sebenarnya dapat saling melengkapi.

Dokumen yang Anda lampirkan juga menunjukkan praktik terbaik: gunakan Fishbone terlebih dahulu untuk mengidentifikasi berbagai kemungkinan penyebab, kemudian gunakan 5 Whys untuk menggali penyebab yang paling mungkin sampai menemukan akar masalah.

Contohnya, perusahaan mengalami masalah tingginya keluhan pelanggan.

Langkah pertama adalah membuat Fishbone Diagram.

Tim mengidentifikasi kemungkinan penyebab dari sisi:

People → Process → Machine → Material → Measurement → Environment.

Setelah beberapa kemungkinan penyebab ditemukan, tim memilih penyebab yang paling masuk akal berdasarkan data.

Misalnya ditemukan bahwa masalah terbesar berasal dari proses inspeksi.

Selanjutnya, gunakan 5 Whys untuk menggali lebih dalam:

• Mengapa inspeksi gagal?
• Mengapa checklist tidak digunakan?
• Mengapa petugas tidak mengikuti checklist?
• Mengapa petugas belum mendapatkan pelatihan?
• Mengapa tidak ada sistem yang memastikan pelatihan diperbarui?

Dengan pendekatan ini, analisis menjadi lebih sistematis.

Jangan Berhenti pada Menemukan Akar Masalah

Satu kesalahan yang sering terjadi dalam root cause analysis adalah menganggap pekerjaan selesai setelah akar masalah ditemukan.

Padahal, tujuan sebenarnya bukan hanya mengetahui mengapa masalah terjadi, tetapi juga mencegah masalah tersebut terulang kembali.

Setelah akar masalah ditemukan, organisasi perlu menentukan tindakan perbaikan.

Misalnya akar masalahnya adalah tidak adanya penanggung jawab pelatihan. Maka tindakan perbaikannya dapat berupa:

• menunjuk PIC pelatihan;
• membuat jadwal pelatihan berkala;
• memperbarui materi pelatihan;
• membuat checklist kompetensi;
• melakukan evaluasi setelah pelatihan;
• memonitor hasilnya secara berkala.

Dengan demikian, root cause analysis menghasilkan perbaikan proses, bukan hanya sebuah laporan.

Kesimpulan

Fishbone Diagram dan 5 Whys bukanlah dua metode yang harus dipertentangkan.

Fishbone Diagram cocok untuk melihat masalah secara luas dan mengidentifikasi berbagai kemungkinan penyebab. Sementara 5 Whys cocok untuk menggali salah satu penyebab secara lebih mendalam hingga menemukan akar masalah.

Jika masalahnya kompleks, mulailah dengan Fishbone. Petakan berbagai kemungkinan penyebab bersama tim. Setelah menemukan penyebab yang paling mungkin, gunakan 5 Whys untuk melakukan investigasi lebih dalam.

Dengan kata lain:

Fishbone membantu menemukan "di mana harus mencari", sedangkan 5 Whys membantu menemukan "mengapa itu terjadi".

Yang paling penting, hasil analisis harus didukung oleh data dan fakta, bukan sekadar asumsi. Setelah akar masalah ditemukan, organisasi perlu melakukan tindakan korektif, memantau hasilnya, dan memastikan masalah yang sama tidak kembali terjadi.

Pada akhirnya, tujuan root cause analysis bukan mencari siapa yang salah, melainkan memperbaiki sistem agar organisasi menjadi lebih baik, lebih efektif, dan mampu mencegah masalah yang sama terulang kembali.